프로젝트 킥오프 미팅. 담당 임원의 힘찬 격려사와 함께 모두가 박수를 칩니다. "성공적으로 완수합시다!" 분위기는 최고조에 달하죠. 하지만 미팅이 끝나고 자리로 돌아온 당신의 머릿속은 복잡해지기 시작합니다. '그래서... 이제 뭐부터 해야 하지?'
수십 개의 엑셀 시트, 끝이 보이지 않는 간트 차트, 깨알 같은 글씨로 채워야 할 WBS(작업 분류 체계) 문서... 완벽한 계획을 만들어야 한다는 압박감이 밀려옵니다. 하지만 우리 모두 알고 있죠. 그렇게 밤새 만든 '완벽한 계획'이 한 달 뒤, 예상치 못한 변수 하나에 얼마나 허무하게 무너지는지를요.
'사람'이라는 거대한 산을 넘어, 드디어 PMP 시험의 심장부이자 출제 비중 50%를 차지하는 '프로세스(Process)' 영역에 도착했습니다. 이곳은 단순히 계획서를 잘 만드는 '행정가'를 뽑는 곳이 아닙니다. 변화무쌍한 현실 속에서 상황에 맞는 '최적의 프로세스'를 선택하고 적용할 줄 아는 '전략가'를 찾는 곳이죠. 오늘은 그 첫걸음, 프로젝트의 뼈대를 세우는 '착수'와 '계획'에 대해 이야기해보려 합니다. 😊
ECO Task 7: 긴급성을 갖고 프로젝트 착수 🤔
프로세스 영역의 첫 번째 과업은 '긴급성'을 갖고 프로젝트를 시작하는 것입니다. 여기서 '긴급성'이란 서두르는 것을 의미하지 않습니다. '가치를 최대한 빨리 전달하기 시작하라'는 뜻에 가깝습니다. 이 첫 단추를 꿰는 방식부터 예측형과 적응형은 뚜렷한 차이를 보입니다.
- 예측형(Predictive/Waterfall) 접근법:
모든 것은 '프로젝트 헌장(Project Charter)'에서 시작됩니다. 프로젝트의 목적, 개략적인 요구사항, 예산, 그리고 가장 중요하게는 PM을 공식적으로 임명하고 권한을 부여한다는 내용이 담긴 문서입니다. 스폰서의 서명을 받은 이 헌장은 프로젝트의 '출생 증명서'와 같습니다. 이 공식적인 권한을 바탕으로 PM은 비로소 상세한 계획 수립에 착수할 수 있습니다. - 적응형(Adaptive/Agile) 접근법:
무거운 문서보다는 가벼운 '프로젝트 비전(Project Vision)'이나 팀의 목표를 공유하는 것으로 시작하는 경우가 많습니다. "우리는 고객의 ~한 문제를 해결하여 ~한 가치를 제공한다"와 같은 명확한 목표를 설정합니다. 그리고 긴급하게 해야 할 일은 '완벽한 계획'이 아니라, 가장 핵심적인 기능을 담은 최소 기능 제품(MVP)을 만들어 시장의 반응을 빠르게 확인하는 것입니다. 가치 전달을 위한 '실행'이 곧 착수인 셈입니다.
ECO Task 8: 범위, 일정, 예산 계획 및 관리 📊
프로젝트 관리의 3대 제약 조건, 바로 범위, 일정, 예산입니다. 이 세 가지를 계획하는 방식은 프로젝트의 성패를 가르는 가장 결정적인 차이를 만들어냅니다.
■ 예측형(Waterfall)의 계획
"미리 모든 것을 정의하고, 그대로 따른다."
- 범위(Scope): 프로젝트 초기에 사용자의 모든 요구사항을 받아 확정합니다. WBS(Work Breakdown Structure)를 통해 전체 범위를 잘게 쪼개고, 이 확정된 범위를 '변경'으로부터 지키는 것이 PM의 중요한 임무입니다. (스코프 크립 방지!)
- 일정(Schedule): 모든 작업의 선후관계를 분석하여 전체 프로젝트 기간을 예측하고, 간트 차트(Gantt Chart)와 같은 도구로 상세한 일정을 만듭니다. 정해진 마일스톤 날짜를 준수하는 것이 핵심 목표입니다.
- 예산(Budget): 확정된 범위와 일정을 기반으로 필요한 모든 비용을 산정하여 총예산을 확정합니다. PM은 이 예산 기준선을 넘지 않도록 철저히 통제합니다.
■ 적응형(Agile)의 계획
"변화는 당연한 것, 짧게 계획하고 계속 조정한다."
- 범위(Scope): 모든 요구사항을 한 번에 정의하지 않습니다. 우선순위가 높은 기능들의 목록인 제품 백로그(Product Backlog)를 만들고, 시장과 사용자의 피드백에 따라 언제든지 우선순위를 바꾸거나 새로운 기능을 추가합니다. 변화는 '방해물'이 아닌 '기회'입니다.
- 일정(Schedule): 2~4주 단위의 짧은 개발 주기인 스프린트(Sprint) 또는 이터레이션(Iteration)을 반복합니다. 팀은 다음 스프린트에 할 일만 상세하게 계획합니다. 장기 계획은 대략적인 방향을 제시하는 로드맵(Roadmap) 수준으로 유지합니다.
- 예산(Budget): 전체 프로젝트 예산을 한 번에 확정하기보다는, 팀이 일정 기간(예: 분기별) 동안 운영되는 데 필요한 비용을 할당하는 방식을 선호합니다. 정해진 예산 안에서 '최대의 가치'를 뽑아내는 것에 집중합니다.
ECO Task 9: 조달 계획 및 관리 ⚙️
프로젝트에 필요한 자원이나 서비스를 외부에서 구매해야 할 때, 즉 '조달'이 필요할 때도 계획의 방식은 달라져야 합니다.
💡 실전 시나리오 맛보기
상황: 신규 소프트웨어 개발 프로젝트를 위해 외부 개발사를 고용하려고 한다. 프로젝트의 요구사항이 명확하지 않고, 개발 중에 많은 변경이 예상된다. 어떤 계약 방식이 가장 적절할까?
A. 고정가 계약 (Fixed-Price): 개발 범위 전체에 대해 총액을 정해 계약한다. 요구사항이 명확하고 변경 가능성이 거의 없는 예측형 프로젝트에 적합합니다.
B. 시간 및 자재 계약 (Time & Materials): 투입되는 인력의 시간과 실제 사용된 자재를 기준으로 비용을 정산한다. 요구사항이 불분명하고 변경이 잦은 적응형(애자일) 프로젝트에 훨씬 유리합니다.
C. 실비 정산 계약 (Cost-Reimbursable): 실제 발생한 모든 비용에 추가로 수수료를 지급한다. 범위가 매우 불확실할 때 사용되지만, 비용이 무한정 늘어날 위험이 있습니다.
정답은 B입니다. 프로젝트의 불확실성이 높다면, 계약 방식 역시 그 불확실성과 변화를 수용할 수 있는 유연한 형태가 되어야 합니다. 경직된 계약으로 유연한 프로젝트를 묶으려는 시도는 반드시 갈등을 낳게 됩니다.
오늘은 '프로세스' 영역의 첫 관문인 '착수'와 '계획'에 대해 알아보았습니다. 핵심은 이것입니다. 더 이상 '하나의 완벽한 계획'이라는 환상은 존재하지 않습니다. 예측형 계획은 우리가 무엇을 만들어야 할지 명확히 알고 있을 때 사용하는 '정밀한 설계도'와 같습니다. 반면, 적응형 계획은 목적지는 알지만 길은 모를 때 사용하는 '나침반과 지도'와 같죠. 계속해서 주변을 살피고 방향을 수정해나가야 합니다.
훌륭한 PM은 하나의 방식만 고집하는 사람이 아니라, 프로젝트의 특성을 정확히 파악하고 그에 맞는 최적의 '계획 도구'를 선택할 줄 아는 사람입니다.
여러분의 회사에서는 주로 어떤 방식으로 프로젝트를 계획하나요? 모든 것을 예측하려는 상세한 계획을 세우나요, 아니면 변화를 수용하는 유연한 계획을 선호하나요? 댓글로 여러분의 '계획' 스타일을 공유해주세요!
다음 '(중)'편에서는 이 청사진을 현실로 만드는 '실행', 그리고 수많은 변경 요청과 이슈를 헤쳐나가는 '통제'의 세계로 더 깊이 들어가 보겠습니다.
자주 묻는 질문 (FAQ) ❓
Q1. WBS(작업 분류 체계)는 애자일에서는 전혀 사용하지 않나요?
A. 전통적인 의미의 상세한 WBS는 잘 사용하지 않습니다. 하지만 애자일에서도 큰 기능 단위를 '에픽(Epic)'으로, 그 하위 기능을 '사용자 스토리(User Story)'로 나누는 등 전체 작업을 구조화하는 활동을 합니다. 개념적으로는 유사하지만, 애자일의 구조는 고정된 것이 아니라 지속적으로 변경되고 발전한다는 점에서 큰 차이가 있습니다.
Q2. PMP 시험에서는 예측형과 적응형 중 어느 쪽이 더 중요하게 다뤄지나요?
A. 둘 다 중요합니다. 시험은 특정 방법론이 우월하다고 말하지 않습니다. 대신, 주어진 '시나리오'에 어떤 접근법이 더 적합한지를 판단하는 능력을 묻는 문제가 많이 출제됩니다. 예를 들어, '건설 프로젝트' 시나리오에서는 예측형이, '신규 앱 개발' 시나리오에서는 적응형이 정답일 확률이 높습니다.
Q3. 하이브리드(Hybrid) 접근법의 계획은 어떻게 다른가요?
A. 하이브리드는 두 방식의 장점을 결합한 것입니다. 예를 들어, 전체적인 프로젝트의 큰 단계(기획-디자인-개발-테스트)는 예측형 모델을 따르되, '개발' 단계 내부에서는 애자일처럼 스프린트를 반복하며 유연하게 진행할 수 있습니다. 하드웨어 개발과 소프트웨어 개발이 결합된 프로젝트에서 자주 사용되는 방식입니다.